Utlägg, reseräkning och kvittohantering

Här följer information om hur du som medarbetare redovisar utlägg samt hanterar kvitton.

Utlägg samt reseräkningar följer alltid ett förutbestämt flöde för institutionen/motsvarande. Oavsett vilka projekt (hela KI) som kostnaden ska belasta följer ärendet ett flöde till förutbestämda roller för institutionen.

Grundflödet och roller är:
Anställd-granskare-attesterare

  • Rollen granskare är ofta en administratör/handläggare på institutionen/motsvarande
  • Rollen attestera är per default chef för den organisatoriska nivån (avdelning, enhet, team) i organisationsträdet.

 

Registrera utlägg/reseräkning vid annan institution

Du kan alltid kontakta din lokala HR-enhet eller en lönespecialist vid HR-avdelningen vid frågor.

Alternativ 1
• Den anställde (tex anställd på C1) läggs upp som ”minirappare” i Primula klienten på den institution som ska betala för resan/utlägget (tex S1)
• Den anställde väljer sedan anställningen vid S1 i PA-webben.
• Ärendet följer då S1:s flöde för resor/utlägg
• Viktigt att välja organistiskt enhet på S1 vid ”skicka till handläggare på” (chef som ska attestera kostnaden) i PA-webben.

Alternativ 2
Använder flödet för resor/utlägg på institutionen där anställningen finns. (tex anställd på (C1) ”Fel” chef kommer då få attestera ärendet varför det är viktigt att kvitton e-signerats av den person som ska stå för kostnaden. Det signerade dokumentet bifogas sedan i ärendet. (PA-webben)

Anknuten

Anknuten ska i grunden inte redovisa några utlägg/reseräkningar i PA-webben då denna är till för anställd personal. För stipendiater ska istället stipendiet utökas motsvarande kostnaden.

Om ändå anknuten person av annan anledning ska få access till PA-webben ska den anknutne registreras som ”minirappare” i klienten/PA-webben.

• Den anknutne läggs upp som ”minirappare” i Primula på den institution som ska betala för resan/utlägget.
• Ärendet följer institutionens flöde för resor/utlägg
• Den anknutne väljer (”skicka till handläggare på”) den organisatoriska enhet där attesterade chef finns.
• Viktigt att ”minirappsanställningen” och attesterande chef tillhör samma institution. Dvs den anknutne väljer lönegrupp (tex C2) för sin ”minirappsanställning” om relevant chef finns på C2.

Bokföringslagen
När en medarbetaren har gjort ett utlägg för myndighetens räkning exempelvis vid representation så företräder man som medarbetare myndigheten och då anses det enligt bokföringslagen att kvittot är en inkommen handling till myndigheten samtidigt som medarbetaren får det. Kvittot ska då bevaras i den form det hade när det inkom. Om ett kvitto kommit in i pappersform ska det bevaras (på institutionen) i pappersform och får man det digitalt ska det bevaras digitalt.

Rutin för digitala kvitton

Fotografera/skanna ditt papperskvitto för utlägg som du har gjort och som ska ersättas av arbetsgivaren.

Logga in i PA-webben.

  • Välj Min sida och därefter Resor/utlägg. Där väljer du om utlägget avser Resa inrikes, Resa utrikes, Utlägg och bilersättning.
  • Fyll i dina uppgifter och bifoga ditt inskannade kvitto (.jpg fil/PDF-format) i meddelanderutan.
  • Skicka ärendet.


Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom tre månader.