Skip to main content

Så fungerar IDAC

All info kommer från källsystem

Information lagras inte direkt i IDAC, utan all data hämtas  från olika källor. Detta betyder att till exempel befattningar, grund för anknytning eller adresser inte ändras i IDAC utan i de respektive källsystemen (Primula för anställda, Ladok för studenter och UBW för anknutna). Administratörer kommer att kunna dra ut samma rapporter i IDAC som tidigare fanns i KIMKAT, som till exempel historiken för varje individ som finns i IDAC. Har du förslag/behov av fler rapporter kan du höra av dig till projektet och sedan till förvaltningen för IDAC.

IDAC hanterar de fem användartyperna anställd, anknuten, doktorand, student och extern/support. 
Mer information finns på sidan Användartyper i IDAC.

Du kan nå IDAC från följande webbläsare:

  • Internet Explorer
  • Chrome
  • Opera
  • Safari på Mac

IDAC fungerar för närvarande inte för Firefox och Safari på PC.

Att skapa konto

När all nödvändig information är inlagd i källsystemet tar processen att skapa ett konto i IDAC 30 - 60 minuter. När anställnings/anknytningsprocessen och uppläggning i Primula/UBW är helt klar, skickas informationen över till IDAC, som i sin tur skapar konto och e-post i realtid. IDAC skickar sedan tillbaka uppgifterna till Primula/UBW, samt ett e-postmeddelande till närmsta chef och administratören. 

Ett nytt konto kan skapas tidigast 14 dagar innan personen börjar och aktiveras den dag den anställde börjar. Kontouppgifterna skickas till administratören och närmaste chef i samband med att kontot skapas. IDAC tar hänsyn till skyddade personuppgifter och skyddade befattningar, så du kan lägga till personer som osynliga om så behövs. 

Tjänst- eller föräldraledig

Du ansöker om tjänst- eller föräldraledighet i Primula. IDAC hämtar inte denna information från Primula. Det innebär att du fortfarande har åtkomst till e-post och övriga behörigheter och att du kommer att fortfarande synas på t.ex webben ki.se när du är tjänstledig eller föräldraledig.

Arbeta på en annan institution

Om du ska arbeta i en annan organisation och det är viktigt med organisatorisk tillhörighet krävs ett placeringsbeslut i Primula. De som har verksamhet på flera insititutioner bör ha ett placeringsbeslut från Primula. Om detta är gjort kommer behörigheter att falla på plats automatiskt.

Ska man tillfälligt jobba i ett projekt på annan institution och behöver tillgång till en filmapp så kan man ansöka om behörighet via IDAC. Det förutsätter att institutionen finns med i samordnad IT.

Extraanställda som får timbaserad lön

Vid driftsättningen av IDAC kommer man fortfarande behöva anknyta de personer som man ”minirappar”. Det ligger ett önskemål att detta ska utredas om det är möjligt att per automatik hämta över dem till IDAC. Detta kräver också att det finns tydliga regler runt det och vad som gäller utifrån identitet och behörighet för denna användargrupp.

Användaren kan nu själv byta lösenordet på sitt KI-konto, även när man har glömt bort det. För att kunna använda funktionen måste man registrera dig och ladda ner appen Microsoft Authenticator.

Om användaren inte har registerat sig och har glömt bort lösenordet, kommer du fortfarande behöver byta lösenordet. Tipsa gärna användaren om att registrera sig!

Läs mer om konton och lösenord.

Skriva ut från IDAC

Menyn för att skriva ut hittar du genom att klicka på de tre punkterna.

Hoppa till sista sidan

För att kunna hoppa direkt till den sista sidan (symbol: två pilar till höger), måste du klicka på frågetecknet först för att ladda in alla identiteter du kan hantera. Sedan kan du gå till den sista sidan.

Till dig som chef

Chefer måste också jobba i systemet och godkänna anknytningar och behörigheter av två anledningar. Den ena är att KI ska följa attestordning och regelverken runt godkännande och det andra är att vi ersätter en manuell process med en digital. Det betyder att istället för att skriva på ett fysiskt papper så kommer det per automatik komma ett e-postmeddelande med en länk för att godkänna en anknytning eller behörighet. Det innebär att även om en chef är på resande fot så kan man godkänna en ny anknytning eller behörighetsförfrågan. Men i systemet kommer det  också att finnas möjlighet att delegera dina arbetsuppgifter till en annan person under en specificerad period. Det kan du använda vid semester, tjänsteresa etc. 

Under introduktionsfasen av de nya systemen kommer de som är utsedda chefer i Primula att få behörighet i både UBW Anknutna och IDAC per automatik. Du måste dock ha genomgått introduktionsföreläsningen antingen på plats eller via inspelning på webben.

Efter driftsättningen kommer alla nya tillkommande chefer att behöva genomgå en interaktiv digital utbildning med ett avslutande quiz för att säkerställa att du har förstått process och regelverk innan du får behörighet.

Med närmaste chef menas den person som är chef på enheten som anställd/anknuten tillhör. Chefen finns inlagd i Primula. Finns två chefer kommer IDAC att välja den ena. 

KI:s definition av chef

Vem får e-post?

Prefekterna får

  • Ett mejl från IDAC när en person har kommit in i IDAC på institutionsnivå. Det är kopplat till vem som är chef på den organisatoriska enheten. Prefekt är chef för institutionen. Om personen är korrekt placerad på din institution, klicka på länken och godkänn. Det bör vara endast antagna doktorander som kommer in på institutionsnivå, om de inte har hunnit bli anställda eller anknutna först.
  • Ett mejl från IDAC om någon har begärt behörighet på tex filmapp på institutionsnivå. Klicka på länken och bekräfta att personen ska ha åtkomst.

Närmaste chef får

  • Ett mejl från IDAC när någon läggs till på din organisationsenhet. Om personen är korrekt placerad på din institution, klicka på länken och godkänn.
  • Ett mejl från IDAC med KI ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar i din grupp. Administratören för institutionen får samma mejl.
  • Ett mejl från IDAC om någon i din grupp har begärt åtkomst i en annan organisatorisk enhet. Om det är korrekt, klicka på länken och godkänn.

Administratören får

  • Ett mejl från IDAC med KI ID och övriga inloggningsuppgifter i samband med att en ny anställd eller anknuten börjar i din grupp. Administratören för institutionen får samma mejl.
  • Ett mejl från IDAC som informerar om att konto kommer att inaktiveras går ut 10 dagar innan kontot till en person knuten till institutionen inaktiveras.               

Det är institutionen som bestämmer om det är chefen eller vem av administratörerna som delar ut KIID och övriga uppgifter till den nya anställda eller anknutna.