Rutin för signaturer av prefekt på Labmed
Rutin gällande digitala och manuella signaturer av prefekt på institutionen för laboratoriemedicin (Labmed).
Allmän rutin för signaturer av prefekt
- Alla digitala signaturer ska skickas direkt i Edusign. Skicka inte mejl med pdf-bilagor. Se instruktioner nedan hur du går tillväga.
- Vid manuella signaturer, skicka dessa till prefektstöd med cc till prefekt eller lägg i prefektens postfack på plan 8.
(För signaturer av forskningssamarbeten, se detaljer längre ned.)
OBS! Tänk på att manuella och digitala signaturer inte ska blandas. Antingen eller.
Signaturer vid forskningssamarbeten
Dokument ska rubriceras korrekt enligt följande definition:
Avtal = samarbete/uppdrag med part utanför staten.
Överenskommelse = samarbeten inom KI och med andra statliga myndigheter.
Rutin
- Forskargruppsledare ansvarar för bedömning om avtalet behöver juristgranskas.
- För juristgranskning eller rådgivning, skicka e-post till avtal@ki.se.
- Efter eventuell juristgranskning, färdigställ dokumentet i sin slutversion (dvs. rensa kommentarer och ändringar).
- Samtliga avtal/överenskommelser ska förankras hos och godkännas av berörd avdelningschef innan prefektsignatur.
- Vid manuell prefektsignatur, överlämna till prefektassistent efter att avdelningschef har godkänt slutversionen.
- Vid digital prefektsignatur, skicka via EduSign till först avdelningschef och sedan till prefekt. Se instruktion längre ned.
Prefektsignatur i förening med universitetsdirektören
I KI:s delegationsordning finns information om under vilka förutsättningar prefekten signerar själv eller i förening med universitetsdirektören.
- Svenska bidragsavtal upp till 500.000 kr får prefekten signera själv om avtalstid är max 3 år.
Avtal om forskningsuppdrag
Ett forskningsuppdrag är när KI genomför forskning på uppdrag av annan part.
- KI är skyldig att ta ut en avgift som innebär full kostnadstäckning.
- Uppdragsgivaren äger forskningsfrågan.
- Vid upprättande av avtal för forskningsuppdrag ska jurist kopplas in i ett tidigt skede.
- Läs mer på sidan om förutsättningar för uppdrags- och samverksansforskning.
Instruktion hur du signerar och får attest i EduSign
Skicka för signatur till prefekt utan att signera själv
Se guide: https://selfservice.ki.se/sv-se/knowledgebase/article/KA-01134. Viktigt att i rutan ”meddelande till mottagare” skriva vad dokumentet avser och om det är nåt särskilt prefekten behöver beakta innan han signerar.
Signera själv och sen skicka till prefekt
- Ladda upp dokumentet.
- Godkänn och signera med KI-ID och lösenord.
- Nu kan du se dokumentet signerat av dig själv.
- Klicka på ”Andra val” och ”Bjud in andra att signera”.
Obs! Om dokumentet är ett avtal ska denna kontrolleras/godkännas av avdelningschef innan den skickas till prefekt. Om avdelningschef ej behöver signera, gå till steg 5.
- Skriv ett meddelande vad dokumentet avser och om det är nåt särskilt prefekten behöver beakta innan han signerar dokumentet.
- Fyll i prefektens namn och mejladress.
- Skicka inbjudan.
- Nu kan du se att det står ”väntar på signering av Jonas Fuxe”. Avvakta tills det står att det är signerat av attestant.
- När prefekten har signerat får du ett mejl med det signerade dokumentet som bilaga.