Om dödsfall eller svår personskada inträffar

- rutinbeskrivning för akuta samt efterföljande åtgärder

Direkta, akuta åtgärder vid dödsfall eller svåra personskador

Gäller alla

  1. Bedöm situationen och agera (möjlig återupplivning, första hjälpen m.m.).
  2. Ring själv alt. be en kollega ringa 112, för polis och sjukvårdspersonal.
  3. Ring KI larm på 08-524 80 100.
  4. Meddela KI:s säkerhetschef via 08-524 87 860
  5. Informera överordnad chef.
  6. Rör, om möjligt, inget på platsen. Spärra av för utredning.

Checklistan gäller främst för anställda vid KI. För anknutna/adjungerade medarbetare gäller att huvudarbetsgivaren omgående ska informeras. Vilka åtgärder respektive huvudman ska vidta får avgöras i dialog utifrån gällande omständigheter och samordningsbehov. Avsnitten nedan om försäkringar och hantering i lönesystem ska dock enbart tillämpas för anställda vid KI. Med ”arbetsplats” avses även resa till och från arbetet och tjänsteresa (dock med vissa undantag i PSA och TGL-S).

Fortsatta åtgärder för närmaste chef

- när den akuta situationen har hanterats

  • Lämna aldrig ett dödsbud eller besked om att en anställd medarbetare skadats svårt, via telefon. Närmast anhöriga informeras i dessa fall av polis eller sjukvårdspersonal. Nästkommande dag eller dagar kan det vara lämpligt att ta kontakt med anhöriga.
  • Skaffa korrekt information om händelsen och se till att alla direkt och indirekt berörda får ta del av den. Förvissa dig dock om att anhöriga är underrättade innan du informerar berörda på arbetsplatsen om händelsen. Medarbetare som är närmaste kollegor bör kallas till möte och erbjudas stöd via t.ex. företagshälsan eller personalstödet. Förebygg spekulationer och ryktesspridning. Informera via e-post till alla och/eller kalla till ett möte.
  • Låt aldrig medarbetare gå hem eller ”skingras för vinden” utan att du har informerat om vilket stöd som kan erbjudas och tidpunkt för nästa möte samt chefens eller annan kontaktpersons tillgänglighet.
  • Avboka alla möten den avlidne/svårt skadade medarbetaren skulle deltagit på samt meddela alla externa kontakter om det som inträffat. De bör få personlig information, hur den ges får avgöras från fall till fall.
  • Dokumentera gärna vad du gör i en logg då det kan bli mycket att komma ihåg och det är en pressad situation.

Planera resten av dagen

Besluta om och hur arbetet ska fortgå för närmast berörda kollegor resten av dagen. Gör samma övervägande de närmaste dagarna.

Anmälan till Arbetsmiljöverket (inom 24 timmar)

Om dödsfallet/den svåra personskadan helt eller delvis orsakades av arbetet ska närmaste chef anmäla detta till Arbetsmiljöverket på www.anmalarbetsskada.se. Denna anmälan registreras då automatiskt även hos Försäkringskassan. Information om vad som räknas som svårare personskada finns på Arbetsmiljöverkets hemsida.

Utredning

Genomför en utredning av vad i arbetet som kan ha orsakat det inträffade och vidta åtgärder för att en liknande händelse inte ska inträffa igen. Samarbeta med HR och skyddsombud. Anlita intern eller extern experthjälp vid behov. Glöm inte att rapportera händelsen i KI:s interna incidentrapporteringssystem.

Kontakt och stöd i efterförloppet

Närmaste arbetskamrater, du som chef och eventuellt andra personer som berördes av det inträffade dödsfallet/den svåra personskadan ska erbjudas stöd både individuellt och i grupp, akut och på sikt.

  • Kontakta lokal HR för stöd i ärendet.
  • Delegera. Utse till exempel en kontaktperson som upprätthåller kontakten med anhöriga.
  • Om medarbetare behöver stöd kan detta planeras in med företagshälsan (inkl. deras krisjour).
  • Fånga upp signaler. När det gått en tid efter den allvarliga händelsen kan det finnas medarbetare som fortfarande mår dåligt. Ansvarig chef ska då erbjuda fortsatt stöd i form av samtal via företagshälsan eller personalstödet.

Kommunikation

Om möjligt, samla samtliga medarbetare på arbetsplatsen. Ge stort utrymme för samtal, både enskilt och i grupp. Ge samma information till alla. Glöm inte att informera och bjuda in föräldralediga, sjukskrivna eller berörda övriga tjänstlediga. Samarbeta med lokal/central kommunikatör och HRmedarbetare på arbetsplatsen. KI:s presschef ska informeras snarast möjligt om det inträffade. I dialog med presschefen avgörs vem som ska svara på eventuella frågor från media.

Försäkringsinformation - om en anställd fått en svår personskada

Avtal om ersättning vid personskada (PSA)

  • Arbetstagaren är försäkrad genom PSA om hen skadas i arbetet eller vid direkt färd mellan bostad och arbetsplatsen. Detta gäller både svårare och mindre svåra skador.
  • Anmälan görs till PSA-försäkringen via AFA försäkring.
  • Försäkringen kan täcka bl.a. inkomstförlust, kostnader som uppstått i samband med olyckshändelsen, ersättning för ärr, medicinsk invaliditet samt ersättning för sveda och värk.
  • Efter inskickad anmälan är det AFA som avgör om ersättning ska utbetalas.

KI:s försäkringshandläggare

Frågor om PSA-försäkringen besvaras av försäkringshandläggaren på KI:s centrala HR-avdelning.

Om en anställd har avlidit

Minnesstund och begravning

  • Anordna minnesstund vid lämplig tidpunkt. Närmast anhöriga till den bortgångne bör informeras om att minnesstunden ska äga rum och bjudas in att delta. Samordna och bjud in samtliga på arbetsplatsen även föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga. Chef till den omkomne bör hålla i minnesstunden. Under minnesstunden bör ett inramat fotografi av den avlidne stå på ett bord. Dekorera bordet med en bukett vackra blommor och ställ fram batteridrivna tända ljus. En minnesbok/kondoleansbok kan finnas tillgänglig. Boken lämnas över till anhöriga i samband med minnesstunden, begravningen eller annat lämpligt tillfälle.
  • Vid begravning ska de anhörigas önskan alltid respekteras. Om anhöriga inte meddelar att begravningen hålls inom den närmaste kretsen anhöriga och det är gängse anmälan till att närvara, bör minst en person från arbetsgivaren närvara. Den bortgångne hedras med en begravningsuppsättning, t.ex. en krans eller motsvarande från kollegorna på KI. Kollegor som vill närvara bör beviljas ledighet om verksamheten tillåter. Läs mer i KI:s regler för representation och gåvor.

Arbetsplatsen - praktiska frågor att hantera

  • Tänk i samma termer som när någon avslutar sin anställning och följ rutinerna för det. Det innebär bland annat att namnskyltar ska bytas, medarbetarens uppgifter tas bort från webbsidor, telefonlistor och intranät. Tänk på att hantera alla praktiska frågor taktfullt.
  • Avsluta medarbetarens AD-konto (för inloggning i datorer, e-postkonto m.m.) och ev. andra kontobehörigheter via ärende till it-support@ki.se
  • Hade medarbetare arbetsredskap som mobil, dator, nycklar som behöver samlas in? Ta i så fall kontakt med medarbetarens anhöriga vid lämpligt tillfälle.

Försäkringsinformation - om en anställd avlidit

TGL-S -försäkring

Det är Statens tjänstepensionsverk (SPV) som har hand om statens TGL försäkring. Det utgår ersättning till make, maka, sambo och barn med ett grundbelopp om den avlidne var under 55 år. Till barn under 20 år utgår det ett s.k. barnbelopp. Det utgår alltid ett halvt basbelopp till dödsboet.

Pengarna sätts alltid in på dödsboets bankkonto.

KI:s centrala pensionshandläggare

  • Meddelar dödsfallet till SPV kipension@spv.se
  • Skickar e-post med uppgifter om avliden medarbetare till arbetsgivare@spv.se
  • Skickar brev till dödsboet med kondoleanser och information om att det är SPV som hanterar efterlevandeförmåner.
  • Skriver in i lönesystemet Primula att personen är avliden och ändrar namnet till efternamn dödsbo, förnamn
  • Avslutar anställningen som upphör dagen efter dödsfallet. I det fall lönekörning i primula har påbörjats vid detta datum ska anställningen avslutas den sista dagen i månaden då medarbetaren avled.
  • Betalar ut eventuell innestående lön och tillägg. • SPV beställer registerutdrag dödsfallsintyg från Skatteverket.

SPV skickar handlingar till dödsboet för ansökan om pensionsförmån.

Hemtransport av avliden till annat land

Hemtransport av utländsk medborgare ombesörjs av anhöriga och bekostas av dödsboet.