Skip to main content

Om det digitala verktyget för individuella studieplaner för doktorander

Ett digitalt system ska ersätta doktorandernas individuella studieplaner som idag finns på papper. Systemet testas i liten skala och har implementerats med nyantagna doktorander från fyra institutioner. Implementeringen ska utvärderas inom kort. En ny version av ISP-systemet (”ISP2”) är på ingång och ska börja användas på samtliga institutioner först när den nya versionen är väl fungerande under våren 2020.

Bakgrund till varför systemet ska användas vid KI

Varje doktorand ska ha en individuell studieplan. Du hittar mer information här. 

KI har beslutat att införa ett digitalt verktyg för detta. Syftet med ett digitalt system är dels att ge ett bättre stöd till doktorander, handledare och studierektorer och dels att kvaliteten på forskarutbildningen förbättras generellt genom att det blir lättare att säkerställa att alla doktorander har en genomarbetad och uppdaterad studieplan. 

Några av de fördelar som systemet medför:

  • Studieplanen skickas i ett bestämt flöde mellan de som ska skriva, godkänna och fastställa studieplanen.
  • Systemet skickar ett mejl när en användare har en studieplan att godkänna.
  • Användare kan skriva meddelanden till varandra, t ex kan studierektor skriva ett meddelande angående vad som ska åtgärdas för att studieplanen ska bli godkänd i de fall den returneras till doktoranden.
  • En automatiskt genererad påminnelse till doktorand och huvudhandledare skickas när det är dags för årlig revidering av studieplanen.
  • Uppgifter så som avklarade kurser och tillgodoräknanden hämtas från Ladok.
  • Fastställda studieplaner samt tidigare versioner av denna finns elektroniskt i systemet.
  • Studieplanen visar doktorandens kontinuerliga progression

Om ISP-systemet

Systemet bygger på att handledaren skapar en studieplan som sedan fylls i av doktorand och handledare. När den skapas hämtas personuppgifter från Ladok. Studieplanen granskas, godkänns och fastställs sedan elektroniskt i systemet, varvid den sparas som en PDF som inte kan redigeras förrän det är dags för revidering.

När studieplanen ska revideras, t ex vid den årliga uppföljningen eller vid halvtid, öppnar handledaren en ny version av studieplanen då uppgifter som kurser, tillgodoräknande och rapporterad aktivitet och försörjning hämtas från Ladok. Studieplanen gås sedan igenom och uppdateras vad gäller t ex måluppfyllnad och status på forskningsprojektet, varefter studieplanen fastställs av studierektor. 

ISP-systemet är webbaserat och därför tillgängligt även om man befinner sig utanför KIs nätverk.

Några av blanketterna som idag används vid skapande och revidering av en individuell studieplan kommer inte att behövas längre och andra kommer att uppdateras i samband med att KI går över till digital hantering av studieplaner.

Olika processer inom forskarutbildningen och hur flödet blir med det digitala systemet beskrivs här:

Skapa ISP

Revidera ISP - årlig uppföljning

Revidera ISP - halvtidskontroll

Revidera ISP - byta handledare eller institution

Frågor kring regler för forskarutbildningen hänvisas till medarbetarportalens sidor om forskarutbildningen.

Flödesschema för upprättandet av ISP.

Utbildning i ISP-systemet

Studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander kommer utbildas i och med att de startar igång med nyantagna doktorander.

Tidsplan

Aug-Sep 2019

Utbildning erbjuds till berörda medarbetare från NVS, CNS, KBH och CNS, de fyra institutioner som startar först. Nyantagna doktorander och handledare kommer börja använda systemet så snart alla i flödet är utbildade.

VT 2020

Övriga institutioner får börja använda systemet för sina nyantagna doktorander när de önskar, men skall starta senast 1 mars 2020. 

Utbildning/workshops kommer erbjudas till studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander inför att alla institutioners nyantagna doktorander ska börja använda systemet.

HT 2020

De doktorander som ej är nyantagna, men inte heller genomfört halvtiden ska läggas in i systemet senast 31 december 2020. 

För övriga doktorander är beslut inte fattat ännu. 

 

Manualer

Här hittar du manualer till systemet

Behörighet till ISP-systemet - blanketter

Du som arbetar som institutionsadministratör, studierektor eller ställföreträdande studierektor behöver ansöka om behörighet till ISP-systemet genom att skicka in en blankett till isp@ki.se. Om en prefekt inte har delegerat rätten att fastställa individuella studieplaner till studierektor behöver prefekten fastställandebehörighet till systemet.  

Det finns även en läsbehörighet som kan delas ut till personer som i sitt arbete behöver se samtliga individuella studieplaner vid institutionen, t ex HR, administrativ chef eller prefekt. 

Behörighetsblankett för institutionsadministratörer

Behörighetsblankett för studierektor och fastställare

Behörighetsblankett för läsbehörighet

OBS! Doktorander och huvudhandledare behöver inte fylla i någon blankett. 

Projektorganisation

Projektledare

Catherine Bollö

Styrgrupp

Robert Harris, Ordförande, vicerektor för utbildning på forskarnivå

Erika Franzén, Vice ordförande, vice ordförande för kommittén för utbildning på forskarnivå

Kristina Broliden, Prefekt, Inst f medicin, Solna

Elias Arnér, Studierektor forskarutbildning, Inst f medicinsk biokemi och biofysik

Åsa Nandorf, Objeksägare, Avd f utbildningsstöd- och forskarutbildningsstöd

Christopher Sönnerbrandt, Enhetschef för studieadministrativa enheten

Leif Karlsson, Representant MFs doktorandsektion


Kontakt

Välkommen med frågor till isp@ki.se.

Dokument ISP-projektet

Projektplan

Styrgruppsmöte 170117

Styrgruppsmöte 170327

Per capsulam 170419

Styrgruppsmöte 170608

Styrgruppsmöte 170921

Styrgruppsmöte 171205

Per capsulam 180117

Styrgruppsmöte 180907

Styrgruppsmöte 181004

Per capsulam justerad implementeringsplan 181030

Styrgruppsmöte 181113