Skip to main content

Om det digitala verktyget för individuella studieplaner för doktorander

Ett digitalt system ska ersätta doktorandernas individuella studieplaner som idag finns på papper. Systemet har testats i liten skala och ska nu successivt implementeras med nyantagna doktorander från fyra institutioner.

Bakgrund till varför systemet ska användas vid KI

Enligt Högskoleförordningen ska varje doktorand ha en individuell studieplan som är fastställd i samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare. För att kunna erbjuda ett bättre stöd för doktorander, handledare och studierektorer som arbetar med den individuella studieplanen så har Styrelsen för forskarutbildning beslutat att införa ett digitalt verktyg.

Om ISP-systemet

Systemet bygger på att handledaren skapar en studieplan som sedan doktorand och handledare fyller i. När den skapas hämtas uppgifter, så som avslutade kurser och finansiering, från Ladok. Studieplanen granskas, godkänns och fastställs elektroniskt i systemet och sparas som en PDF som inte kan redigeras. När studieplanen ska revideras, ex vid årlig uppföljning eller halvtid, öppnar handledaren en ny version av studieplanen som uppdateras och fastställs. En skillnad från pappers ISP är att progressionen ska dokumenteras minst en gång per år. Då görs också eventuella ändringar och tillägg till planen. 

ISP-systemet är webbaserat och därför tillgängligt även om man befinner sig utanför KIs nätverk.

Några av de blanketterna som idag används vid skapande och revidering av en individuell studieplan kommer inte att behövas längre och andra kommer att behöva uppdateras i samband med att KI går över till elektronisk hantering av studieplaner.

Några utav de fördelar som systemet medför:

  • Studieplanen skickas i ett bestämt flöde mellan de som ska skriva, godkänna och fastställa studieplanen.
  • Systemet skickar ett mejl när en användare har en studieplan som ska godkännas.
  • Användare kan skriva meddelanden till varandra, t ex kan studierektor skriva ett meddelande angående vad som ska åtgärdas för att studieplanen ska bli godkänd i de fall den returneras till doktoranden.
  • En automatiskt genererad påminnelse till doktorand och huvudhandledare skickas när det är dags för årlig revidering av studieplanen.
  • Uppgifter så som avklarade kurser och tillgodoräknanden hämtas från Ladok.
  • Fastställda studieplanen samt tidigare versioner finns elektroniskt i systemet.
  • Studieplanen visar doktorandens kontinuerliga progression

Processer och flöde

  1. Doktoranden antas till forskarutbildningen på KI. Antagningen registreras i Ladok.
  2. Forskarutbildningsadministratör tilldelar handledarna roller i ISP-systemet.
  3. Huvudhandledaren skapar studieplanen.
  4. Doktoranden och handledarna samråder om innehållet i studieplanen. Doktoranden och huvudhandledaren kan redigera studieplanen, bihandledarna har tittbehörighet.
  5. När doktorand och handledarna är nöjda med studieplanen godkänner doktoranden studieplanen. Studieplanen vandrar sedan via huvudhandledaren till studierektor och forskarutbildningsadministratör, som kontrollerar studieplanen och godkänner om de anser den vara komplett.
  6. Till sist kommer studieplanen till den person som utsetts till fastställare vid institutionen (vilket oftast är studierektorn) som då fastställer studieplanen om den anses komplett.
  7. Studieplanen är nu sparad som en PDF.

Frågor kring regler för forskarutbildningen hänvisas till medarbetarportalens sidor om forskarutbildningen.

Utbildning

Studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander från NVS, KBH, CNS och MedS kommer utbildas i och med att de startar igång med nyantagna doktorander.

Tidsplan

Aug-Sep 2019

Utbildning erbjuds till berörda medarbetare från NVS, CNS, KBH och CNS, de fyra institutioner som startar först. Nyantagna doktorander och handledare kommer börja använda systemet så snart alla i flödet är utbildade.

HT 2019

Utbildning/workshops kommer erbjudas till studieadministratörer, studierektorer, handledare och doktorander inför att alla institutioners nyantagna doktorander ska börja använda systemet. Även beslut om när resterande doktorander ska börja använda systemet kommer meddelas.

Användarhandledningar 

För doktorander och handledare

För studierektorer och fastställare

För institutionsadministratörer

Behörighetsblanketter

Du som ska arbeta som institutionsadministratör, studierektor eller fastställare behöver ansöka om behörighet genom att skicka in en blankett till isp@ki.se . Det finns även en läsbehörighet som kan delas ut till personer som behöver, i sitt arbete, se samtliga individuella studieplaner vid institutionen.

Behörighetsblankett för institutionsadministratörer

Behörighetsblankett för studierektor och fastställare

Behörighetsblankett för läsbehörighet

Projektorganisation

Projektledare

Marie Sandström Akram

Styrgrupp

Robert Harris, Ordförande, vicerektor för utbildning på forskarnivå

Erika Franzén, Vice ordförande, vice ordförande för kommittén för utbildning på forskarnivå

Kristina Broliden, Prefekt, Inst f medicin, Solna

Elias Arnér, Studierektor forskarutbildning, Inst f medicinsk biokemi och biofysik

Åsa Nandorf, Objeksägare, Avd f utbildningsstöd- och forskarutbildningsstöd

Christopher Sönnerbrandt, Enhetschef för studieadministrativa enheten

Leif Karlsson, Representant MFs doktorandsektion


Kontakt

Välkommen med frågor till isp@ki.se.

Dokument

Projektplan

Styrgruppsmöte 170117

Styrgruppsmöte 170327

Per capsulam 170419

Styrgruppsmöte 170608

Styrgruppsmöte 170921

Styrgruppsmöte 171205

Per capsulam 180117

Styrgruppsmöte 180907

Styrgruppsmöte 181004

Per capsulam justerad implementeringsplan 181030

Styrgruppsmöte 181113