Lagra och dela filer
På KI finns olika tjänster för att lagra data och dela filer och du använder den som bäst passar just dina behov. På den här sidan kan du läsa mer om de vanligaste lagringsformerna som är tillgängliga för alla anställda.
Central lagring på en filserver
Central lagring innebär att servrarna som data sparas på är placerade i Karolinska Institutets egna datacenter. Den här lagringslösningen ingår för de institutioner som är med i Samordnad IT och kan beställas för andra institutioner.
Det finns det tre olika platser för lagring på KI:s centrala servrar:
Gruppmappar (G: på Windows)
Gruppernas gemensamma lagringsyta för administrativ data, såsom processer och rutiner för hur man arbetar i gruppen, semesterlistor, etc.
Rättigheter för gruppmapparna styrs av vilka som är anställda eller anknutna till gruppen. Mappen kopplas automatiskt upp om man har en KI-klientdator.
Tjänsten är endast tillgänglig för institutioner inom Samordnad IT.
Projektmappar (P:)
Lagringsutrymme för bland annat projekt och lagring av forskardata för grupper. Ägaren av mappen bestämmer vem som ska ha tillgång till den. Det är endast personer inom KI (med KI-ID, ej studenter) som kan få tillgång till lagringsutrymmet.
Labbmappar (L:)
Lagringsutrymme som fungerar som projektmapparna men går att nå även från labbnätverken. Labbmappar kan beställas som en personlig mapp eller som mapp till en grupp. Det är endast personer inom KI (med KI-ID, ej studenter) som kan få tillgång till lagringsutrymmet.
Beställning av mapp på P: eller L:
För att beställa en ny mapp, skapa ett nytt ärende och bifoga respektive beställningsblanketten nedan på KI Self Service:
Är din institution inte med i Samordnad IT? Om ni vill beställa lagringsplats på filserver kan du läsa mer på sidan servrar och lagring.
Ansökan om behörighet till projektmappar
Nu kan enskilda användare som önskar tillgång till befintliga projektmappar själva ansöka om behörighet direkt i IDAC. Instruktioner finns i denna guide på KI Self Service.
För att nå mappar
Du behöver vara uppkopplad på KI:s klientnät eller VPN för att komma åt dina mappar. Labbmapparna har du tillgång till när du är uppkopplad på labbnätverket.
Se guiderna nedan för hur du ansluter till dina labb- och projektmappar. Obs! Har du en KI-dator ska mapparna vara synliga utan att du behöver ansluta via guiderna.
Anslut till labb- och projektmappar
Mer om central lagring på filserver
Pris/avgift
För varje institution inom Samordnad IT ingår 73 TB. Institutionen får fritt fördela volymen på grupp-, projekt-, labbmappar och S3.
Volymer som överstiger dessa 73 TB kostar 1,29 SEK/GB/år och interndebiteras kvartalsvis av IT-avdelningen.
Lämplig för stora datamängder
Projektmappar och labbmappar: ja. Gruppmappar: nej.
Maxvolym för data
Gruppmappar: 3 TB/institution.
Kräver KI-nätverk eller VPN
Ja.
Tillgänglig från internet
Nej.
Lämplig för samarbete med anställda/anknutna vid KI
Ja.
Lämplig för samarbete med extern part
Nej.
Lagring av personlig data
Ja.
Lagring och delning av känsliga personuppgifter
Ja.
OneDrive
OneDrive är en molntjänst för att lagra och dela mappar och filer där du även kan dela dina filer med användare utanför KI. OneDrive är tillgängligt för alla anställda och anknutna och varje medarbetare har tillgång till 1 TB lagring.
Maxstorlek på filer som kan sparas i OneDrive är 250 GB. Om filen är större än ett par GB rekommenderar vi att du använder OneDrive-synkroniseringen på din dator i stället för att ladda upp den via webben.
På KI-datorer (Karyon-klienter) är OneDrive förinstallerat. Datorn kopplar upp sig till OneDrive automatiskt och synkroniserar mapparna Skrivbord, Dokument och Bilder. Du kan logga in på OneDrive via webbläsare och appar, för att komma åt dina filer på andra enheter.
Att lagra och dela känsliga personuppgifter kräver multifaktorautentisering
Det är tvingande med tvåfaktorsautentisering (MFA) för alla externa parter du delar filer med utanför KI. MFA är aktiverat per automatik för alla delningar som sker.
Lär dig mer om OneDrive
Mer om lagring på OneDrive
Pris/avgift
Varje anställd och anknuten har 1 TB lagring tillgängligt på OneDrive. OneDrive är en del av Microsoft 365 som ingår i IT-avgiften.
Lämplig för stora datamängder
Nej.
Maxvolym för data
Maxstorlek på filer som kan sparas i OneDrive är 250 GB.
Kräver KI-nätverk eller VPN
Nej.
Tillgänglig från internet
Ja.
Lämplig för samarbete med anställda/anknutna vid KI
Ja.
Lämplig för samarbete med extern part
Ja.
Lagring av personlig data
Ja.
Lagring och delning av känsliga personuppgifter
Ja. Multifaktorsautentisering (MFA) är ett krav för alla som får tillgång till data delade av KI-medarbetare.
Vad händer med mina filer sparade på OneDrive när jag lämnar KI?
Det beror på vilken roll du har - läs mer om detta på den här sidan.
Teams
Teams är ett socialt samarbetsverktyg i Microsoft 365 som grupper kan använda för att organisera sig, prata med varandra och samarbeta i olika former. Alla anställda kan skapa ett Team i Microsoft 365.
Teams är det rekommenderade verktyget för att underlätta samarbete mellan medarbetare på KI där det är enkelt att spara och dela filer och genomföra digitala möten och webbinarier.
Lär dig mer om Teams
Mer om lagring i Teams
Pris/avgift
Teams är en del av Microsoft 365 som ingår i IT-avgiften. Maxvolymen för datalagring per Team/SharePoint-grupp är 2 TB.
Lämplig för stora datamängder
Nej.
Maxvolym för data
Maxstorlek på filer som kan sparas i Teams är 250 GB.
Kräver KI-nätverk eller VPN
Nej.
Tillgänglig från internet
Ja.
Lämplig för samarbete med anställda/anknutna vid KI
Ja.
Lämplig för samarbete med extern part
Ja.
Lagring av personlig data
Ja.
Lagring och delning av känsliga personuppgifter
Ja.
MFT (Managed File Transfer)
MFT är en tjänst som gör det möjligt att på ett säkert sätt dela och ta emot data från interna och externa användare. Det är inte en lagringstjänst utan ska endast användas för att dela och ta emot data. Data som laddas upp i tjänsten är tillgängligt i 30 dagar, därefter raderas den. Det är därför viktigt att hämta eller flytta all data till en lämplig lagringsplats inom de 30 dagarna.
MFT-tjänsten är tillgänglig via HTTPS (webbläsare) eller med SSH File Transfer Protocol (SFTP).
Tjänsten kräver multifaktorautentisering vid inloggning.
Kom i gång med MFT
Mer om MFT
Pris/avgift
MFT-tjänsten är kostnadsfri för anställda/anknutna.
Lämplig för stora datamängder
Ja.
Maxvolym för data
Ingen maxvolym.
Kräver KI-nätverk eller VPN
Nej.
Tillgänglig från internet
Ja, samt via SFTP.
Lämplig för samarbete med anställda/anknutna och externa parter
Endast för filöverföring: kan delas med både externa och interna parter.
Lagring av personlig data
Ja.
Lagring och delning av känsliga personuppgifter
Ja.
Forskningsdata och personuppgifter
Research Data Office
Behöver du vägledning kring hantering av din forskningsdata, vänd dig då till Research Data Office.
GDPR på KI
Här hittar du information om vad som gäller vid personuppgiftsbehandling på KI.
Informationssäkerhet
Läs mer om KI:s informationssäkerhetsarbete.
Vanliga frågor och svar
Hur får jag rättigheter till befintliga mappar i gruppmappar, projektmappar och labbmappar?
Gruppens rättigheter är baserade på var i organisationen du arbetar. Alla som är anställda eller anknutna till en grupp får tillgång till gruppens lagringsmapp.
Labbmappar hanteras av mappägaren som i sin tur beställer och ändrar behörigheter genom att kontakta Helpdesk.
Projektmappar hanteras nu direkt genom IDAC, där den användaren själv ska ansöka om behörighet till befintliga mappar. En guide för detta finns i KI Self Service.
Hur kommer jag åt gruppmappar, projektmappar och labbmappar?
Har du en KI-klientdator kopplas grupp- och projektmappar upp automatiskt på din dator om du är ansluten till rätt nätverk. Labbmappar måste däremot kopplas upp manuellt.
Hur många projekt- eller labbmappar kan jag ha?
Det finns ingen begränsning för hur många projekt- eller lagringsmappar en medarbetare kan ha. Det som är avgörande för kostnaden är hur stor mängd data som lagras.
Vad kan jag lagra i S3-lagringen?
S3-lagringen är godkänd för GDPR-data, upp till och med känsliga personuppgifter för internt bruk inom KI.
Andra lagrings- och serverlösningar
ITA erbjuder ett antal kompletterande tjänster i form av serverlösningar som till exempel S3-lagring och Iaas.
Dessa kan du läsa mer om på sidan Servrar och lagring.
Kontakt
Om du har frågor kring tjänsterna är du välkommen att kontakta Helpdesk.