Skip to main content

Information från löneenheten

Karensavdrag med anledning av Coronavirus

Länk till regeringskansliet 

Åtgärden innebär att den anställde i efterhand får söka ersättning för den första dagen i sjukfallet från staten. Ansökan görs retroaktivt till Försäkringskassan. Arbetsgivare ska göra karensavdrag som vanligt.

Frågor och svar med anledning av Coronaviruset

  • Hur ska vi attestera underlag som grund för löneutbetalning när alla arbetar hemma?
    För att säkerställa att alla anställda får sin lön korrekt utbetald så måste vi se till att det som idag skrivs på papper t.ex. anställningsavtal är attesterade av behörig chef. Underlaget ska mailas till löneenhetens funktionsadress hr-support@uf.ki.se

    För att säkerställa att underlaget är attesterat av behörig person gäller att underlaget attesteras med skriftlig signatur av ansvarig chef på arbetsplatsen. Då det är verksamhetens behov som styr om man måste vara på arbetsplatsen så ska ansvariga chefer befinna sig på arbetsplatsen i den utsträckning som behövs för att leda verksamheten, exempelvis för att kunna attestera underlag.

     
  • Hur gör vi med friska personer som inte kan arbeta hemma?
    Svar: Rekommendationen just nu är att de som kan arbetar hemifrån med sin chefs tillåtelse. Om man av olika anledningar inte kan arbeta hemma så ska man arbeta på sin arbetsplats.  
     
  • Hur ska vi se på frisk anställd om de tillhör en riskgrupp?
    Svar: Om närmaste chef vet att anställd har underliggande sjukdomar ska den anställde inte vara på arbetsplatsen utan utföra arbete i hemmet.  Om detta inte är möjligt ska åtgärder vidtas så medarbetaren kan utföra sina arbetsuppgifter med så lite kontakt som möjligt med andra människor (eget rum, digitala möten etc).
     
  • Om frisk anställd inte vågar/vill ta sig till jobbet ex. p.g.a. publika transportmedel, vilken frånvaro blir då aktuell?
    Svar: Att arbeta hemma är ett alternativ. Det bör understrykas att ta sig till arbetet är en fråga som alla anställda själva har ansvar för. Som grundregel ska man infinna sig på arbetsplatsen. Uteblir man från arbetsplatsen utan giltig orsak betraktas det som olovlig frånvaro vilket ger löneavdrag för aktuell frånvaroperiod.
     
  • Scannade signaturer när vi saknar e-signatur på KI godtar och registrerar löneenheten underlag som saknar påskrift eller signatur?
    Svar: Nej vi måste få in underlag som är underskrivna av behörig chef för att dessa ska registreras. Vi måste kunna följa upp att vi har gjort korrekta utbetalningar.
     
  • Finns det underlag som inte godkänns med kopior på signaturer?  
    Svar: Nej alla underlag ska vara undertecknade i original.
     
  • Vad gäller försäkringsmässigt när anställd arbetar hemma p.g.a. Coronavirus gäller PSA-försäkringen?
    Svar: Under Corona-pandemin har många fått uppmaningen att jobba hemifrån, bland annat för att minska smittspridningen till exempel i rusningstrafik. Arbetar man i hemmet på uppdrag av arbetsgivaren så gäller arbetsskadeförsäkringen (PSA). Till skillnad från arbete på arbetsplatsen krävs att olycksfallet har ett direkt samband med det arbete du ska utföra. Med det menas att du har skadat dig i samband med att du utför dina arbetsuppgifter. Om du till exempel skadar dig när du kokar kaffe i köket räknas det inte som ett arbetsolycksfall, även om det sker under fastställd arbetstid.

URA-försäkring med en tilläggsförsäkring för mödravård och förlossning

KI har beslutat att komplettera befintlig URA-försäkring med en tilläggsförsäkring för mödravård och förlossning. För mer information hänvisas till försäkringssidan. Vid frågor kontakta Patrik Rosén.

Nilex

Löneenheten har infört ärendehanteringssystemet Nilex. Därför ska alla mail till löneenheten skickas till:
hr-support@uf.ki.se

Arbetsgivardeklaration och personer med SINK-skatt

I arbetsgivardeklarationen finns det en sambandskontroll som slår till och är stoppande om en person med SINK-skatt även har bilersättning, bilförmån eller traktamente.

Personer med SINK-skatt ska inte rapporteras i PA-webben. Primula kan inte avgöra om resan avser en resa till och från Sverige vid anställningens början eller slut. Inrapportering sker istället via blankett. 

Detta gäller för personer med SINK-skatt:

  • Om en handläggare skapar ett reseärende i webben och anger ett personnummer så visas texten  ”Inga aktuella anställningar”.
  • Den anställde själv får inte menyvalet ”Resehantering”
  • I klienten får man en varning vid avslut av ärendet

 

Medarbetare som redan har en anställning vid KI

När en befintlig medarbetare vid KI har sökt en ny anställning (via Varbi) och ett nytt anställningsavtal (eller placeringsbeslut) samt nya anställningsuppgifter ska registreras i Primula kontaktar du din lönehandläggare.

Anledning till att du ska kontakta din lönehandläggare är att den gamla anställningen ska avslutas (ej vid tjänstledighet) på ett korrekt sätt och att samma anställningsnummer kan användas även för den nya anställningen. Institutionen gör alltså ingen registrering i Primula på egen hand.

Utbetalningar via löneenheten

Endast utlägg

Person med personnummer/samordningsnummer (EJ SINK)

  • HR-enheten på institution lägger upp en ”minirapp anställning.
  • Resegranskare/källrapportör på institution/motsvarande registrerar utlägget i PA-webben.

Person utan personnummer eller samordningsnummer

Detta skickas till löneenheten vid HR-avdelningen:

  • Kontoanmälan Swedbank med ersättningsmottagarens namnteckning ange födelsedatum i rutan för personnummer/samordningsnummer (t.ex. ÅÅMMDD)
  • Utläggsblankett inkl. originalkvitton (om möjligt) vid t.ex. taxi eller SL-resa (redovisat i SEK).

Ersättning (+ eventuellt utlägg)

Person med personnummer/samordningsnummer (EJ SINK)

Skickas till löneenheten vid HR-avdelningen:

  • Ersättning för tillfälligt anställda
  • Personen anmäler själv kontonummer till Swedbanks kontoregister.

Se även: https://ki.se/medarbetare/lon

Person med personnummer/samordningsnummer (SINK)

Skickas till löneenheten vid HR-avdelningen:

  • Kontoanmälan Swedbank med ersättningsmottagarens namnteckning
  • Ersättning för tillfälligt anställda
  • SINK-beslut
  • Eventuell utläggsblankett inkl. originalkvitton (om möjligt) vid t.ex. taxi eller SL-resa (redovisat i SEK).

Löneenheten gör utbetalning via Primula vid ordinarie utbetalning. Utbetalning sker endast vid ett tillfälle.

Försökspersoner (skattepliktig ersättning)

Skickas till löneenheten vid HR-avdelningen:

  • Ifylld blankett "försöksperson"
  • Blankett "kontoanmälan Swedbank" med ersättningsmottagarens namnteckning.

Försökspersoner -tagande av organ (skattefritt)

Skickas till löneenheten vid HR-avdelningen:

  • Ifylld blankett "organ -ersättning för tagande av organ"
  • Blankett "kontoanmälan Swedbank" med ersättningsmottagarens namnteckning.

Manuell utbetalning vid eventuellt fel lön

  • Kontakta lönehandläggare vid centrala HR-avdelningen för att diskutera alternativa åtgärder:
    hr-support@uf.ki.se