HR-behörigheter

Vid nyanställning 

När en ny medarbetare börjar vid KI inom nedan listad befattning eller funktion och finns registrerad i KI:s lönesystem Primula så triggas en ansökan om tilldelning av behörigheter till aktuella system för den aktuella befattningen/funktionen. Behörighet ges utifrån det startdatum som finns registrerat i lönesystemet. 

Befattningar 

HR-chef, HR-ansvarig eller HR-partner 

Som HR-chef, HR-ansvarig eller HR-partner utgår det från att befattningarna får samma behörighet i aktuella system. Som HR-chef med personalansvar får befattningen även ett tillägg med funktion chef för att ge attesträtt i de system där det är aktuellt och behöver fortsättningsvis läggas till manuellt av lokalt HR i PA-webben.  

Tillgång till: Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, Avonova, W3D3, HR-arkiv, Idac och UBW. 

HR-administratör 

HR-administratörens behörighetspaket skiljer sig från övriga lokala HR-befattningar med ett lite mindre utbud av system och med mer begränsad typ av behörighet i Primula, PA-webben och i systemen HR-puls och Exit enkäter där HR-administratören endast kommer kunna skicka enkät men ej få tillgång till resultatet.  

Tillgång till: Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, W3D3, HR-arkiv, Idac och UBW. 

Funktioner 

Administrativ chef 

Behörighetspaketet för funktion Administrativ chef är ganska likt behörigheten som befattningen HR-chef. I PA-webben och primula klient får Administrativ chef attestbehörigheter utifrån mallen AC, godkänna bisyssla, lönerevisionsmodul, uttag av rapport och listor. I Varbi får AC den lägsta behörigheten som innebär att man kan se ärenden utifrån sin institution och kan lägga till egna noteringar men i övrigt inte kan göra några justeringar.  

Tillgång till: Primula klient, PA-webben, HR-puls/Exit, VIS, Varbi, Avonova, HR-arkiv, Idac och UBW. 

Prefekt 

Rollen som prefekt hanteras utifrån att personen har funktion prefekt registrerat i PA-webben. Prefektens behörighet kommer att vara snarlik behörigheterna som Administrativ chef får. Skillnaden är att prefekt inte får behörighet till primula klient, prefekt får en lägre behörighet i HR-arkiv (endast utifrån sin funktion som chef). Även i PA-webben får prefekt en annan typ av behörighet som innebär att de kan attestera i form av chef/prefekt, samt godkänna bisysslor. I Varbi får prefekt den lägsta behörigheten som innebär att man kan se ärenden utifrån sin institution och kan lägga till egna noteringar men i övrigt inte kan göra några justeringar.  

Tillgång till: Tillgång till: PA-webben, VIS, Varbi, Avonova, HR-arkiv, Idac och UBW. 

Chef (funktion chef med arbetsmiljöuppgiftsansvar) 

Chef hanteras utifrån att personen har funktion chef registrerat i PA-webben. Utifrån det får man tillgång till de system som man har behov av och begränsningar i systemet för att endast få tillgång till sin organisatoriska tillhörighet som chefsnivån är kopplad till. Som rollen chef får man också tillgång till PA-webben. I PA-webben kan man som chef attestera, se listor, rapporter och tillgång till lönerevisionsmodulen utifrån sin organisatoriska tillhörighet.  

Tillgång till: PA-webben, VIS, Varbi, HR-arkiv, Idac och UBW. 

Roll 

Administratör i HR-system 

Administratör i HR-system hanteras som en roll och är ett behörighetspaket som man kan ansöka till manuellt i IDAC, exempelvis om man i sin nuvarande befattning har en viss procent av administrativa uppgifter och behöver tillgång till PA-webben, Idac och UBW. 

Tillgång till: PA-webben, Idac och UBW. 

Vid förändring av anställning 

När befattning/funktion eller organisatorisk tillhörighet förändras i KI:s lönesystem för medarbetaren och behörigheter behöver uppdateras behöver ni logga in i Idac och ansöka om rätt behörighetspaket. Se mer under Tillfälliga behörigheter. 

Tillfälliga behörigheter 

Det är möjligt att ansöka om ovan listade behörigheter via Idac. Vid den manuella ansökan sker en två-stegs signering. Det är närmaste chef samt administrativ chef som godkänner ansökan. Behörigheten gäller i 1 år och därefter från användaren förnya sin ansökan om behörighet. Påminnelsemail skickas ut till användaren innan behörigheten löper ut om en eventuell förlängning behöver görs i Idac.