Förändringar i datalagringen vid KI

Under hösten 2020 startade ett projekt för att förenkla och förbättra datalagringen på Karolinska Institutet. Bland de största förändringarna är avvecklingen av KI Box, KI Cloud (ownCloud) och hemkatalogen på de centrala lagringsservrarna. Gruppmapparna på den centrala lagringen kommer också att ändras.

Projektet arbetar nu med kopiering av data från KI Box till OneDrive. Kopiering av data från tjänsterna hemkatalog och KI Cloud är för närvarande pausat. 

Det övergripande målet för projektet är konkurrenskraftig och säker lagring vid KI med förbättrade funktioner för samarbete och delning för både kollegor och externa användare.

För att förenkla och stötta KI:s medarbetare har centrala IT-avdelningen beslutat att utföra kopiering av data från Box. Vid kopiering av data ser inte projektet innehållet i filer/data som flyttas från tjänsten, utan enbart antalet filer som kopieras.

Arbetet med att kopiera data från hemkatalogen och KI Cloud (ownCloud) är för närvarande pausat, men kommer att hanteras på samma sätt som Box.

Under 2021 kommer den centrala IT-avdelningen att:

  • Kopiera alla användares data från Box till OneDrive
    (ca 8734 användare)
  • Genomföra förändring av G: där delar av användares data kopieras till projektmappar (ca 11 000 användare)

Arbetet nedan som berör tjänsterna hemkatalog och KI Cloud är pausat:

  • Pausat - kopiera alla användares data från hemkatalog (H:) till OneDrive
    (ca 11 000 användare)
  • Pausat - Kopiera användares data från KI Cloud (ownCloud) till OneDrive
    (ca 4 648 användare)
En lista över tjänster och hur de kommer bytas ut.

Avveckling av tjänster efter kopiering av data

Efter kopiering av data till OneDrive avvecklas Box, hemkatalog samt KI Cloud (ownCloud).

Varför förändras datalagringen?

Datalagringen vid Karolinska Institutet har under många år utökats och utvecklats organiskt. Utvecklingen har skett vid såväl IT-avdelningen, institutioner och core-faciliteter. På grund av denna organiska utveckling finns det idag många varierande lösningar baserade på ett stort antal olika tekniker, mjukvaror, rutiner och processer. 

Förbättringar med förändringen:

  • Lagring med förbättrade funktioner för samarbete och delning.
  • Behovsanpassade alternativ för lagring med P: L: och S3:
  • Stordriftsfördelar med sänkta kostnader genom avveckling av vissa tjänster.
  • Förbättrade verktyg och gränssnitt för monitorering av tjänster och dataskydd.

Detta omfattas inte av projektet:

  • Projektet arbetar inte med informationsklassning av användarens filer och data eftersom detta ansvar ligger på institutionen och informationsägaren.
  • Projektet arbetar inte med inköp/installation av ny teknik då tjänsterna redan är i drift och säkerhetsklassade sedan tidigare. Projektet kopierar bara data från respektive tjänst, t.ex. från Box till OneDrive.
  • Projektet hjälper till med kopiering och kontroll av filöverföring men du behöver själv gå in och verifiera att du är nöjd med din kopia direkt efter kopiering.
Tidplan som visar 2021 med olika veckor och när tjänster avvecklas.
Tidplan för projektet Förändringar i datalagringen. Foto: ITA

Tidsplan 

Projektet påbörjades i augusti 2020 och pågår under ett år. 

Lagrings och delningstjänster på KI

I tabellen "Översikt av datalagrings- och delningstjänster vid ITA" beskrivs utbudet av datalagrings- och delningstjänster, vilken typ av data som kan lagras, hur tjänsterna nås och hur man ansluter till själva lagringen.

Lagring i molnet

Central lagring

Avgift

I det fall den totala mängden lagrad data på projektmappar, labbmappar eller S3-lagring överstiger 70 TB, debiteras institutionen en extra avgift om 1,34 kr/år och GB.

Översikt av datalagrings- och delningstjänster vid ITA

En översikt av IT avdelningens lagrings och delningstjänster

Tjänster

One Drive Teams Gruppmapp Projektmapp Labbmapp S3-lagring Managed File Transfer (MFT)
Beskrivning Moln Moln Central lagring Central lagring Central lagring Central lagring MFT
Pris/avgift Nej Nej Nej Ja Ja Ja Nej
Lagring personlig data Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Lämplig för stora datamängder Nej Nej Nej Ja Ja Ja Ja
Volym data 5 TB 3 TB/inst 80 TB/mapp 80 TB/mapp
Samarbeta med anställda/anknutna vid KI Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej
Samarbeta med extern part Ja Ja Nej Nej Nej Ja Nej
Filöverföring Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja, data raderas efter 30 dagar

Klass av data

Allmän data Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
GDPR-klassad data Ja1 Ja1 Ja Ja Ja Ja2 Ja

Åtkomst

Kräver KI-nätverk eller VPN Nej Nej Ja Ja Ja Nej Nej
Tillgänglig från internet Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja
Anställda/Anknutna vid KI Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Externa användare Ja Ja Nej Nej Nej Ja Ja

Anslutning till lagringen

Webinterface Ja Ja Nej Nej Nej Nej Ja
Klient på dator Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej
SFTP Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja
Uppkopplad mapp på dator Ja Nej Ja Ja Ja Nej Nej
  1. Förutsatt att Multifaktorsautentisering (MFA) är påslagen för alla som får tillgång till datan.
  2. S3-lagring anses GDPR-klassad om data endast delas internt på KI. Vi undersöker om S3 kan användas för utdelning av GDPR-data till externa användare.

Så utförs kopieringen från Box till OneDrive

Projektet tar hjälp av specialister från Microsoft som tidigare stöttat andra lärosäten. Kopieringen kommer genomföras per lagringstjänst och ske i omgångar för grupper av användare.

När det är din tur beror på i vilken omgång du placeras i under perioden januari – mars 2021. Du blir kontaktad med mer detaljerad information via mejl 5 dagar innan kopiering.

Om kopieringen från Box till OneDrive:

  • Samtliga filer och mappar kommer att kopieras från Box till mappen ”Copied_from_Box” i OneDrive.
  • Enbart filer som du själv äger i Box kommer att kopieras. Filer som andra äger och som delas med dig berörs inte. Har du inga filer på Box så sker ingen kopiering och mappen ”Copied_from_Box” kommer skapas men sakna innehåll.
  • Filer som ligger i Box och är märkta som raderade, dvs ligger i ”papperskorgen”, kommer inte att kopieras över till OneDrive.
  • Om du delat ut en mapp till användare inom KI kommer rättigheterna för den delade mappen att följa med. För att se delade filer och plats på OneDrive, vänligen se guiden synkronisera delade mappar i OneDrive
  • Om du delar mappar med användare utanför KI måste du själv dela ut behörighet till mappen från OneDrive till dessa användare igen efter att kopieringen är avslutad.
  • Om du delar enskild fil måste du dela ut behörighet till användaren igen, oberoende om den är delad inom eller utanför KI.
  • Dina filer på Box finns kvar i cirka fyra veckor.
    Först sätts ditt konto i ”Read Only” i två veckor och sedan sätts kontot som "inaktivt" i två veckor. Därefter avvecklas kontot.
    Under dom två veckor ditt konto är satt till ”Read Only” kan du gå in och se vilka delningar som är gjorda, vilket hjälper dig om du behöver dela filerna på nytt. Så ser du om filer är delade i KI Box

Video: Inspelning av informationsmöte 19 november (på engelska)

Presentation från informationsmöte den 19 november 2020

Kontakt

Vid fler frågor kring projektet och projektorganisationen, kontakta it-support@ki.se eller 08-524 822 22.