Exitenkät

Här kan du läsa mer om exitenkäten.

Bakgrund

Enligt rektors beslut 2017-01-31 om sammanhållet kvalitetssystem (dnr 1-777/2016) ges HR-direktören i uppdrag att ansvara för att den återkommande medarbetarundersökningen fångar upplevd kvalitet bland KI:s medarbetare och att systematisera avslutningssamtalen (exit poll för medarbetare).

Syfte

  • Ge den som slutar chansen att lämna sina åsikter.
  • Utveckla verksamheten baserat på aggregerad data.
  • Minska risken för att fler medarbetare slutar av samma anledning.

Enkäten är tänkt som ett komplement till exitsamtal.

Översiktlig tidsplan

Exitenkät
Exitenkät Foto: Anna Kilander

Enkät

Exitenkäten består av tre olika områden och bakgrundsvariabler. Enkäten består av 9 frågor samt bakgrundsfrågor. HR påverkar om medarbetaren får bakgrundsfrågorna eller inte. Enkäten är inte anonym, men hanteras konfidentiellt av HR.

Rekommendation

  • Sannolikhet för att rekommendera
  • Varför rekommendera eller inte
  • Följdfrågor inom olika områden

Varför sluta

  • Huvudsaklig anledning till varför man slutar
  • Nästa syssla/arbete

Arbetsmiljö och ledarskap

  • Kvalitet
  • Ledarskap
  • Arbetsmiljö
  • Lika villkor
  • Samarbete

Hur går det till

Lokal HR får tillgång till en portal, samma portal som HR-Puls.

  • Fyll i epost-adress till den/de som har slutat.
  • Fyll den bakgrundsinformation (rullistor) som finns tillgänglig (information som inte fylls i får medarbetaren svara på).
  • Fyll i avsändare av enkäten, med egna ord, förslagsvis namn på HR-kontakt.
  • Välj datum för utskick.
  • Klicka på skicka.
  • Medarbetaren har 4 veckor på sig att svara, under den tiden skickas det 2 påminnelser efter 3 och 10 dagar

Vilka ska få enkäten

Samtliga medarbetare som lämnar KI förutsatt att de arbetat minst 6 månader:

  • Alla kontraktstyper
  • Alla orsaker till avslut, uppsägning, studier, pension, tjänstledig osv.

Resultatet går att visa utifrån orsak till att medarbetaren slutar.

Att göra på institutionerna

  • Uppdatera lokala rutiner och lägga till: Skicka exit-enkät
  • Besluta vem/vilka som ska skicka enkäterna – och vem som tar vid om någon blir sjuk, är ledig etc.
  • Skapa rutin för hur ni kan få information om när medarbetare ska sluta eller gå på tjänstledighet.
  • Bestämma när det är rätt tid att skicka enkäterna till dem som ska sluta resp. vara tjänstlediga.

Återkoppling

  • Allt resultat samlas i en resultatportal som utvalda medarbetare på respektive institution har tillgång till.
  • Resultat sammanställs i realtid och går att analysera löpande.
  • Individuella svar analyseras löpande.
  • Aggregerade svar analyseras med jämna mellanrum halvårsvis/årsvis.
  • I portalen finns en rapportmall som kan användas till halvårsrapport/årsrapport.