Elektronisk underskriftstjänst för HR

För att kunna arbeta modernt, digitalt och platsoberoende behöver vi kunna skriva under dokument elektroniskt. Att skriva under dokument elektroniskt kommer att minimera pappershantering, spara handläggningstid och underlätta det dagliga arbetet för chefer och medarbetare.

Hur gör man? 

För att skriva under ditt dokument används en underskriftstjänst som du hittar i fliken ”Digitala verktyg”. Klicka på e-signatur så kommer du till verktyget där du kan ladda upp ditt dokument, eller gå till https://edusign.sunet.se/. Du kan ladda upp alla typer av pdf:er.

elektronisk underskriftstjänst

När du loggat in med ditt KIID kan du ladda upp ditt dokument som ska skrivas under. Klicka på ”Bläddra”, leta upp ditt dokument och klicka på ”Ladda upp”. När dokumentet är uppladdat kommer du att kunna se ditt dokument. Klicka på ”Skriv under” för att göra en digital underskrift.

När du klickat på skriv under får du upp en ruta där du får svara på om du vill legitimera dig elektroniskt och skriva under dokumentet.

När du klickar ”Jag skriver under” får du bekäfta din underskrift med ditt KIID och lösenord. När dokumentet är underskrivet får du se dokumentet på skärmen. Klicka på ”Hämta underskrivet dokument” för att ladda ner ditt underkriva dokument och spara på din dator.

Den elektroniska signaturen finns på en följesida på ditt underskriva dokument.

Utskrifter

När dokumentet har skrivits under digitalt har det uppnått ett juridiskt status som gör att det är juridiskt bindande. Det finns två faktorer som påverkar äktheten i det underskriva dokumentet. Det första är om undertecknarens identitet går att verifiera och när det sparas digitalt går det att identifiera till en person. Den andra faktorn som är viktig är att dokumentet hålls intakt efter att det är underskrivet och alltså inte modifierats eller manipulerats.

Om dokumentet skrivs ut är det svårare att bevisa att underskriften är äkta. Dokumentet är fortfarande giltigt men om någon ifrågasätter dokumentets giltighet blir bevisfrågan svårare att hantera. Rekommendationen är därför att alltid lagra de underskriva dokumenten digitalt.

Dokument för underskrift

Det går att ladda upp SML eller PDF dokument för underskrift. Dokumenten får inte vara större än 5 MB.

Om den som ska skriva under inte har KIID?

I den första lösningen för digitala underskrifter som vi har nu går det bara att signera dokument med sitt eduID. Det är fritt för alla som vill att skapa ett eduID på https://eduid.se/.Om man inte har eduID måste man skriva ut dokumentet och skriva under det på papper.

Hur fungerar underskriftstjänsten rent tekniskt?

Underskriftstjänsten är en e-tjänst levererad av Sunet som använder en legitimeringstjänst (IdP) för inloggning och signering. Vid legitimering skickar e-tjänsten användaren till en IdP med en begäran om legitimering (authentication request). Efter fullbordad legitimering återvänder användaren tillbaka till e-tjänsten med ett intyg om styrkt (autentiserad) identitet (authentication response). Underskriftstjänsten följer DIGG:s (Myndigheten för digital förvaltning) rekommendationer och använder personliga unika (vid varje tillfälle) certifikat istället för organisatoriska certifikat, vilket många andra tjänster använder.

Adobe sign?

Det finns en underskriftstjänst från Adobe där man skapar ett lösenord som används vid underskrifter. Det är inte en säker lösning då det inte finns några personliga certifikat, vilket gör att det inte går att validera vem som faktiskt har gjort signaturen. Adobe ska inte användas för underskrifter på KI.

Andra e-signeringar?

Andra e-signeringar ska inte användas på KI, endast eduSign.

Internet Explorer

Om man använder Internet Explorer måste pop up vara tillåtna, annars kommer inte rutan för signering upp. Rekommendationen är att använda Google Chrome som webbläsare.

Felmeddelande i adobe

I adobe kan det stå att en eller flera signaturer inte är godkända. Det stämmer inte, det är godkända och giltiga signaturer. Adobe efterfrågar en validering. Valideringstjänsten är inte klar men är under utveckling. Det arbetas också på en statsnivå med en nationell validering. Men alla signaturer är gällande även innan en validering är gjord. Valideringen görs när det ska bevisas vem som gjort underskriften.

E-signering frågor och svar

Går det att signera flera dokument på en gång?

Nej tyvärr. I den här versionen av verktyget går det bara att ladda upp ett dokument i taget.  

Hur lagrar vi dokumenten?

Digitalt underskrivna dokument ska lagras digitalt. Lagra dem därför på en plats på er dator, tex G, där ni och de som behöver ha tillgång till dem kan hitta dem. Döp dokumentet till personnummer och dokumenttyp så kan ni sedan ladda upp dem i framtida digitala personakter.  

Kan vi signera alla typer av dokument? Även från andra processer?

Tekniskt går det att signera alla typer av dokument, men respektive processägare eller avdelningschef behöver ta ställning till om det är ok med e-signaturer eller inte. Hör efter med respektive person. För HR-processer är det ok med e-signering på alla typer av dokument.

Är det vi som sparar alla dokument och avtal nu?

Digitalt underskriva dokument behöver lagras digitalt och ni måste därför spara dem. Men, ni måste också skicka dokument till de personer som behöver dem. Tex anställningsavtal ska fortfarande skickas till löneenheten, precis som tidigare. E-signaturen ändrar inte arbetssättet mer än själva signaturen.

Kan jag ladda upp ett dokument och låta någon annan skriva under?

Nej tyvärr. Verktyget sparar inte några dokument och man kan heller inte skicka dokument via verktyget. Den som ska skriva under måste ladda upp dokumentet.  

Måste vi bestämma om vi ska signera allt eller inget digitalt?

Nej. E-signering är tänkt att underlätta i ert arbete och ska användas i de fall där det underlättar och förenklar. Man måste inte bestämma det ena eller det andra, det är möjligt att kombinera både analoga och digitala underskrifter.  

Jag kan inte logga in.

Klicka på den blå baren på inloggningssidan, då får ni logga in med era KI-ID.

Adobe visar ett felmeddelande.

I adobe kan det stå att en eller flera signaturer inte är godkända. Det stämmer inte, det är godkända och giltiga signaturer. Adobe efterfrågar en validering. Valideringstjänsten är inte klar men är under utveckling. Det arbetas också på en statsnivå med en nationell validering. Men alla signaturer är gällande även innan en validering är gjord. Valideringen görs när det ska bevisas vem som gjort underskriften.

”Skriv under” kommer inte upp.

I Internet Explorer måste pop up vara tillåtna. Eller använd google Chrome, där blir det väldigt sällan problem av den typen.

Hur ser arbetsgången ut? Vad vill löneenheten ha för material?

  1. Fyll i blanketten digitalt, spara ner i pdf format
  2. Digital signering och skicka till prefekt
  3. Den som ska skriva under gör digital signering och mailar till lokal HR/AC
  4. Lokal HR/AC skickar dokumentet till hr-support@uf.ki.se .