Disputationer under coronapandemin

[Uppdaterad 2020-04-30]

Större uppdateringar av denna webbsida

2020-04-30 Tipsrutan uppdaterad med länk till webbsida om säkra Zoom-möten + förtydligande om underskrifter efter disputationen

2020-03-30 Den här webbsidan skapades (information flyttad från Information om coronaviruset till doktorander och handledare)

2020-03-27 Fler tips for digitala disputationer tillagt

2020-03-23 Ny information avseende disputationers genomförande (ordförande och doktorand kan också delta på distans) samt förtydliganden/redaktionella korrigeringar

Just nu finns många frågor kring konsekvenser av coronaviruspandemin för disputationer vid KI. Utgångspunkten är att disputationer genomförs på planerat datum, och att digitala lösningar ska användas vid behov.

Ansökan om disputation

  • Ansökan görs endast via e-post. Ingen del av ansökan ska lämnas in fysiskt. 
  • Inskannade signaturer är liksom tidigare tillåtna. 

Information om att ansöka om disputation

Betygsnämndens förhandsgranskning

Betygsnämndens förhandsgranskning genomförs som vanligt. 

Information om betygsnämndens förhandsgranskning

"Må spikas" och offentliggörande av avhandlingen "spikning"

Påskrift av avhandlingen ("må spikas") utgår, d.v.s. inget besök hos lärarrepresentanten.

Spik och snöre kommer inte längre att delas ut utan offentliggörandet av avhandlingen görs endast digitalt (e-spikning, hanteras av biblioteket). Om doktoranden så vill går det fortfarande bra att spika upp avhandlingen, men då med egen spik och utan signatur på avhandlingen.

Tre pliktexemplar av avhandlingen ska som tidigare lämnas in till Universitetsbiblioteket (KIB). Pliktexemplaren kan lämnas in på följande ställen:

  • Bokinkastet på Retzius väg 13A, Campus Solna. 
  • Bokinkastet utanför dörren till KIB:s popup-bibliotek i Hus 75 på Retzius väg 13B, plan 3, Campus Solna. 
  • Bokinkastet utanför KIB:s entré på Alfred Nobels allé 8, Campus Flemingsberg. 

Det går även bra att posta pliktexemplaren. Adressen är: Karolinska Institutet, Universitetsbiblioteket, FE 200, 171 77 Stockholm 

Notera: Pliktexemplaren ska vara kuverterade eller paketerade. Ange tydligt "SPIKNING" samt doktorandens namn på framsidan av paketet/kuvertet. 

När KIB:s personal tagit emot pliktexemplaren kommer de att offentliggöra/e-spika avhandlingen. Doktoranden kommer att få bekräftelse via e-post (om ingen bekräftelse kommer, kontakta publications@ki.se).

Anmälan om digital medverkan

Om en eller flera betygsnämndsledamöter, opponent, disputationsordförande och/eller doktorand deltar på distans ska detta anmälas via e-post till disputation@ki.se (använd blankett 12:1). I anmälan ska tydligt framgå vilka personer det gäller, vilka roller dessa personer har samt vem som är ordförande vid disputationen. (Eftersom detta är en anmälan och inte ansökan så kommer ni inte få den tillbaka undertecknad/signerad.) Anmälan om digital medverkan ska inte göras förrän tidigast tre veckor före disputation, förslagsvis i samband med spikningen.

Disputationen 

Disputation är en examination och det är därför av yttersta vikt att de som närvarar kan göra det obehindrat och att tekniken fungerar under hela disputationen för både dem som deltar digitalt och för dem som är på plats i salen.

Följande gäller:

Att göra disputationen offentlig:

  • Det ska finnas en fysisk lokal för disputationen där de som så vill kan komma och ta del av disputationen.
  • Det rekommenderas att digitala lösningar används, så att åhörare som inte kan komma till lokalen ändå kan delta. (se tips nedan)
  • Någon måste vara närvarande i lokalen för att se till att det är upplåst och tillgängligt samt att ansvara för att tekniken fungerar (det kan vara disputationsordförande, en handledare eller någon annan).
  • Disputationsordförande är, även om hen deltar på distans, ansvarig för att disputationen genomförs på korrekt sätt, se nedan

Om betygsnämnd, opponent, disputationsordförande eller doktorand deltar digitalt

  • Digital medverkan ska anmälas i förväg via e-post till disputation@ki.se, se ovan. 
  • Det är ordförande vid disputationen som har ansvar för att betygsnämnden, opponenten och doktoranden hör och hörs under pågående disputation, samt att informera samtliga i början om vilka rutiner som ska gälla (t.ex. att de som inte talar stänger av sin mikrofon, hur man ska begära ordet etc.). Kontrollera att utrustningen fungerar för samtliga.
  • Det är av yttersta vikt att betygsnämnd, opponent och doktorand kan delta under hela disputationen samt att samtliga betygsnämndsledamöter kan delta obehindrat i betygsnämndens möte efter disputationen. Om tekniken inte fungerar fullt ut måste ordförande avbryta disputationen tills det är åtgärdat. 
  • De som deltar på distans ska utbyta telefonnummer med disputationsordföranden och med ansvarig person på plats (om det är annan än ordföranden). Detta för att säkerställa att om någon får problem med uppkopplingen snabbt ska kunna komma i kontakt med ordföranden. Disputationsordförande måste under hela disputationen och betygsmötet efteråt ha god uppsikt på sin telefon. 

Tips for a public defence:

  • Utilize the room in which the thesis defence has previously been announced to be staged. This will allow any 'drop-in' participants a possibility to witness the defence. Suggest that 'social distance' is observed so that attendees spread themselves out in the room.

  • Main supervisor and doctoral student sit together in this room with the Zoom link-up. In this way the student is not alone during the process and can thus receive moral support from the supervisor.

  • Instruct everyone attending via Zoom to both mute and turn off their video so as not to distract the student and opponent/examination board during the discussion

  • Publish the link to the Zoom meeting/webinar in the calendar event on the KI website as part of the announcement of the thesis defence. Example: Inspirational example of how a calendar event for a dissertation with the possibility of digital participation might look

  • Information regarding safe Zoom-meetings

Förhinder i sista minuten

Om betygsnämndsledamot eller opponent får förhinder i sista minuten gäller följande:

  • Disputationsordförande måste ta ett ansvar för att lösa situationen. Om det är ordföranden som har fått förhinder måste någon annan utses för den rollen.
  • Om opponenten inte kan medverka går en av betygsnämndens ledamöter in i dess ställe.
  • Om en betygsnämndsledamot inte kan medverka kan opponenten fungera som betygsnämndsledamot vid betygssättandet. Observera: enligt högskoleförordningen måste minst en av ledamöterna i betygsnämnden vara person som inte är verksam vid KI.
  • Observera: Även ett sent byte ska förankras hos Disputationskommittén innan disputationen startar (Kontakt: disputation@ki.se / 08-52486022; observera att telefonnumret  endast ska användas vid akuta situationer).
  • Disputationen ajourneras tills situationen har löst sig

Efter disputationen 

Det ska tydligt framgå från blankett 11 ”Betygsnämndens beslut” om någon deltagit digitalt.

Blanketten skickas till den/de personer som inte var fysiskt närvarande vid disputationen (en blankett per person som deltagit på distans) som sedan returnerar den med sin underskrift. Underskrifter på beslut ska helst vara i original men under rådande situation går det bra om betygsnämndsledamöterna skannar in blanketten med sin signatur och skickar den via e-post.

Underskrivna blanketter bifogas till den blankett som fanns med vid disputationen. "Copy-paste" av signaturer är inte tillåtet. Ordföranden för disputationen säkerställer att samtliga underskrifter samlas in och kommer handläggaren på institutionen tillhanda. Detta är underlag för rapporteringen i LADOK. 

Efter disputationen ska disputationsordföranden återkoppla till Disputationskommittén hur genomförandet av disputationen gick. 

För doktorander som ännu inte lämnat in en disputationsansökan 

Utgå ifrån att disputationen kommer att kunna genomföras som vanligt. På denna sida går att läsa om något förändras.