Delprojekt inom redovisning och finansiell controlling
Projektet inom redovisning och finansiell controlling är ett delprojekt inom programmet för Ett sammanhållet verksamhetsstöd. Målet med delprojektet är att ge ett bättre och mer kvalitativt stöd till forskare och lärare. Det gör vi genom att effektivisera och samordna tjänster och rutinartade arbetsuppgifter. Ekonomerna på institutioner får därmed mer tid och utrymme att ta en mer proaktiv roll.
Tjänster som ses över i projektet
Uppsättning av ekonomimodell har förenklats
Inbyggt systemkrav på balansomslutning per institution är borttaget. Det möjliggör att se över banker per institution, avräkningskonton, reskontror per institution och mycket mer.
Byggt mall som delvis automatiserar uttaget av data inför bokning av upplupna bidrags- och uppdragsintäkter (1632/1672-bilaga)
Varje kvartal ska periodisering av projekten göras vilket har inneburit en genomgång och manuellt framtagande av projektsaldon. Nu finns en rapportmall som tar fram automatiskt och efter kontroll läses in i bokföringen. Det innebär en mer kvalitativ och säkrare bokning samt tidsbesparande.
Byggt mall som delvis automatiserar uttaget avseende stipendiater som ska bokas
Varje månad efter lönekörning ska bokning av stipendiater ske på institutionen. Det har varit manuellt arbete men nu finns en rapportmall som söker ut institutionens stipendiater och den går sedan att läsa in i bokföringen. Det innebär en mer kvalitativ och säkrare bokning samt tidsbesparande.
Byggt mall som delvis automatiserar bokning av inbetalningar via swish
Förr bokade varje institution swish-inbetalningar manuellt. De kom inte med på någon lista utan låg lite osynliga. Nu samlar vi ihop dem genom en rapport och läser in dem samlat.
Kravställt och tagit fram en lösning för rekvisitionshantering i UBW. Detta testas för närvarande
Detta innebär en säkrare hantering och mindre personberoende. Vem som helst kan gå in i systemet och titta om rekvisition är skickad och när. Innan låg det helt utanför och fanns kanske i en pärm någonstans.
Översyn av behörigheter för institutionsekonomer
Beslut om att de ska kunna hjälpas åt och därmed boka på varandras institution. Detta minskar sårbarhet och möjliggör flexibilitet. Det ökar samarbetet och kontakten mellan intuitioner.
Arbetet framåt
- Ett budgetverktyg är framtaget och möjliggör att se utfall mot budget på projekt eller forskargruppsnivå.
- Rapporter som visar utfall mot budget håller på att framställas samt att implementera budget i Forskarwebben.
- Ett uppföljningspaket för hur institutionsekonomen ska möta forskaren/läraren tas fram.
- En vägledning för hur forskaren/läraren kan hämta information om sin ekonomi tas fram.